Nem São Paulo, nem Rio de Janeiro, nem Minas Gerais ou Paraná, nenhum destes principais estados da confederação contam com um cartório com todo o seu acervo em arquivos digitais.
O Cartório de Registro de Imóveis, Protesto de Títulos, Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas da Comarca de Costa Rica, Estado do Mato Grosso do Sul, tem todo o seu acervo de dados, por exemplo: Livro 2, Livro 3, todos os registros de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas, Instrumentos de Protesto e Livros de Apontamentos armazenados em arquivos eletrônicos e assinados digitalmente. Não somente seus índices, mas também todos os livros oficiais exigidos pela Corregedoria do estado, são arquivados de forma eletrônica e remetidos relatórios de selos ao TJ/MS, diariamente.
Para manter estas informações armazenadas de forma segura e acessível, todas as precauções de segurança e compatibilidade foram tomadas, sendo que, o Cartório conta com vários níveis e processos de backup, acompanhados pessoalmente pelo Oficial. O padrão PDF/A dos arquivos seguem às normas do e-Ping possibilitando uma longa compatibilidade e o certificado digital pela ICP-Brasil garante sua integridade.
Todo o investimento necessário foi feito, tanto em equipamentos como em softwares, estes últimos fornecidos pela Siscart, os quais disponibilizam controles para administração, armazenamento, assinatura e consulta.
Os próximos passos do cartório são, lançar sua página de internet com certidão digital e se transformar em um IT, processo que já esta em andamento e acompanhado também pela Siscart a qual é PST GOLD da AC-BR.
Todo este processo em ambiente digital foi autorizado pela Juíza Corregedora da Comarca de Costa Rica em meados de 1994, ocasião em que a Siscart tornou-se parceira da Serventia, e acompanhado pela Corregedoria Geral de Justiça de Mato Grosso do Sul, sendo que a última orientação foi a determinação de assinatura digital de todo o acervo da Serventia em meados do ano de 2009.
Aí esta um exemplo de cartório que esta de bem com a tecnologia, com responsabilidade e cumprindo sua parte de colaboração para esta nova era digital.